اهمية خدمة اكسس في الشيربوينت تاتي من اهمية اكسس نفسه (اعني الذي في حزمة الاوفيس المكتبية) لدى المستخدمين.لكن الاهم من ذلك ان خدمة اكسس في الشيربوينت تحل مشاكل كثيرة قد يتسبب فيها اكسس المكتبي لدى المؤسسة التي حسب عدد الموظفين فيها قد تجد اضعاف ذلك العدد من ملفات اكسل و اكسس يستخدمونها في اغراض العمل.
بعض تلك المشكلات هي :
- وجود تطبيقات لدى المستخدمين بعيدة تماما عن التحكم و الادارة من قبل ادارة تقنية المعلومات.
- سيأتي اليوم الذي ترمى فيه تلك التطبيقات بين احضان قسم التقنية في المؤسسة ليقال لهم تعاملوا معها :)
- لا وجود لخطط نسخ احتياطي و استرجاع لتلك التطبيقات
- عادة يصعب ما يصعب جدا مشاركتها مع الاخرين والعمل عليها بشكل جماعي
- في الغالب لا يمكن ترقيتها
- اذا كانت تستخدم طريقة الدخول بحساب وكلمة مرور فانها لن تكون معتمدة على الية الدخول الموحد للمؤسسة Single Sign On او حتى عل حسابات المجلد النشط Active Directory
و بالمناسبة كنت في موضوعين سابقين شرحت كيفية عمل تطبيق اكسس على اوفيس 365 لكن لمن لا يملك اشتراك فيه ويود ان يعد خدمة الاكسس في مركز البيانات الخاص به اقول ما يلي, هناك 3 امور لابد من الاعتناء بها اثناء التخطيط المسبق قبل تفعيل الخدمة وهي :
1- التكلفة :
* خادم SQL Server : قد يكون لديك خادم sql server 2008 r2 sp1 لكن ذلك لا يكفي لتشغيل خدمات اكسس على الشيربوينت لانها تستخدم ميزات جديدة لا توفرها نسخة 2008 مثل Full text Search لذلك لابد من نسخة 2012
* يفضل تخصيص sql server instance خاص بخدمات اكسس لدواع سيتم شرحها لاحقا في النقطة (2) ...
2- نموذج الحماية :
* تستخدم تطبيقات اكسس للاتصال بخادم sql طريقة المصادقة SQL Authentication وهي تعتبر اقل حماية من NT Authentication. لذلك فان هناك مؤسسات لا تحبذها.
3- ادارة الخدمة :
* لابد ان تعرف ان لكل تطبيق اكسس يتم انشاء قاعدة بيانات خاصة به على مستوى خادم SQL Server لذلك مع المرور الوقت سيكون لديك عدد كبير من قواعد البيانات لكن بامكاني ان اقول ان ذلك لن يسبب في مهام اضافية كثيرة لمدير قواعد البيانات لان تطبيق الاكسس يقوم تلقائيا بانشاء قاعدة البيانات و الحساب و الصلاحيات اللازمة له على SQL Server
* في ما يخص النسخ الاحتياطي فانه يعتمد على خطة النسخ الاحتياطي الخاصة بـخادم SQL لديك
بعد ما تعرفت على ما سبق و قررت تفعيل الخدمة في مزرعة الشيربوينت لديك فما عليك الا عمل الخطوات التالية :
1- تثبيت SQL Server 2012 :
* عند اعداد Security Mode قم باختيار Mixed Mode
* حساب الخدمة الذي ستستخدمه خدمات اكسس على الشيربوينت لابد ان يكون الادوار التالية على خادم SQL : ( db creator , security admin)
* اثناء عملية التثبيت و عند اختيار الميزات التي سيتم تفعيلها قم بتفعيل Full-Text Search Feature
* بعد الانتهاء من التثبيت قم بتفعيل خاصية "contained database" حيث انها ضرورية لفصل قواعد بيانات التطبيقات عن بعضها البعض من ناحية الحماية , يعني لا يمكن لحساب واحد الاتصال باكثر من قاعدة بيانات بالاضافة الى ان ذلك يسمح بتعديل خاصية Collation على مستوى قاعدة البيانات الواحدة , طبعا اذا كان لديك تطبيقات بـ Collation مختلفة :
* قم ايضا بتفعيل خاصية "Allow Triggers to Fire Others" كما يلي :
2- اعداد خدمة اكسس :
* قم بتبيت البرامج التالية على جميع خوادم الشيربوينت في مزرعتك :
مع العلم ان الثلاث الاولى يفترض انها موجودة مسبقا لديك لان شيربوينت يحتاجها.
* الان على مستوى IIS في خواجم الشيربوينت قم بتفعيل خاصية Load User Profile كما في الصورة التالية, هذه الخطوة مهمة لفصل الحسابات المشغلة للتطبيقات :
3- تفعيل خدمة اكسس على الشيربوينت :
* قم بتفعيل الخدمات التالية التي يحتاجها الاكسس من خلال لوحة التحكم Central Admin :
- Access Services 2010
- Access Services
- App Management Service
- Microsoft SharePoint Foundation Subscription Settings Service
- Secure Store Service
* بعد تفعيل الخدمات السابقة قم بانشاء مجموعة مواقع SiteCollection خاص بتطبيقات Access Apps و انشئ ايضا موقع فريق "Team Site"
* قم باستخراج مفتاح من نوع Secure Store Service Key حيث تحتاجه خدمة اكسس لتعمل بشكل صحيح
* قم بفتح خدمة اكسس المفعلة الان على لوحة التحكم كما في الصورة التالية و قم برطها بخادم قواعد البيانات الخاص بها:
* بعد ما سبق يتكون قادرا على عمل تطبيقات اكسس على مزرعتك الداخلية و ليس فقط على اوفيس 365 كما اشرت في موضوعين سابقين :
الخاتمة :
من الايجابيات المميزة لتفعيل خدمات Access في الشيربوينت:
- باعتبار ان الجدوال التي يتم تصميمها بالاكسس هي في النهاية عبارة عن جداول SQL Server لذلك فبامكاننا الاستفادة من جميع ما تقدمه قواعد بيانات SQL Server من ميزات. لعل اهمها استخراج التقاريرالمتقدمة و الربط مع اكسل و حتى التطبيقات الخارجية كتطبيقات ASP.NET او PHP او غير ذلك ...
- امكانية استخدام الاكسس من خلال متصفح الانترنت ايضا
- مركزية التحكم في البيانات
- مركزية التحكم في الصلاحيات
- شاشة مستخدم اكثر احترافية
- التعرف على كثافة الاستخدام من عدمه
- امكانية الرفع على متجر تطبيقات الاوفيس
- امكانية الترقية و الاستفادة من الميزات الجديدة
...
